Wirkungsvoll kommunizieren im digitalen Zeitalter

Wirkungsvoll kommunizieren im digitalen Zeitalter

Gestern habe ich in dem unprätentiösen und nicht nur deshalb zu empfehlendem Podcast „Online-Geister“ gelernt, dass wir Menschen seit ca. 500.000 Jahren die physiologische Voraussetzung haben zu sprechen und seit ca. 250.000 Jahren tatsächlich eine Sprache besitzen.

Im Jahr 2020 haben wir aber nicht nur unsere Sprache, sondern auch eine Vielzahl an kommunikativen und digitalen Tools, die uns helfen, wirkungsvoll zu kommunizieren: Skype for Business, MS Teams, Zoom, Webex Meetings, Yammer oder Conceptboard.
Wie schaffen wir es, bewusst und zielgerichtet mit diesen Tools im digitalen Raum zu kommunizieren, so dass wir uns sicher sind, dass unsere Botschaft bei der richtigen Zielgruppe über den richtigen Kanal wirkt? Wie erlernen wir eine bewusste und effiziente Kommunikation mit Hilfe der Infrastruktur, die unser Unternehmen uns zur Verfügung stellt. Dieser Fragestellung gehen wir seit 2016 für die Siemens AG in dem Live Online Training DIGICOM nach.

Hier gilt, nichts ist so beständig wie der Wandel. Art der Tools und deren Vielzahl ändern sich, wie sich unsere Arbeit ändert. Neue Features und damit auch Möglichkeiten in der Zusammenarbeit und Problemlösung kommen hinzu. Das souveräne Agieren im digitalen Raum ist heute einerseits von dem Wissen der Möglichkeiten, die die Tools bieten bestimmt und gleichzeitig von meinen kommunikativen Fähigkeiten.

Diesen Aspekt vertieft die Product Ownerin von Siemens Learning Campus Dr. Theresia Tauber so:

In unserem Live Online Seminar DIGICOM lernen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in ihrem Kontext und mit ihren Problemstellungen aus dem Arbeitsalltag ihr kommunikatives Anliegen mit den digitalen Tools umzusetzen. Daher werden Tools nicht als zusätzlich zu erlernende Programme gesehen, sondern als Gebrauchsgegenstände, die der eigenen Arbeit dienen. Deshalb ist DIGICOM keine Toolschulung, sondern ein ganzheitliches Kommunikations-Seminar, das sofort den Teilnehmerinnen und Teilnehmern hilft.“

Wir erarbeiten im DIGICOM individuelle Kommunikationspläne für herausfordernde, kommunikative Fälle der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Ein typischer Fall ist der Aufbau und das Implementieren einer modernen Kommunikations-Struktur für das Projektmanagement. Welche Projektmitglieder muss ich wofür erreichen? Mit welchen Tools wird was kommuniziert. Welche Inhalte können asynchron auf Kollaborations-Plattformen behandelt werden und vor allen Dingen, wie etablieren ich und meine Projektmitglieder die Kommunikationswege.

Das Rahmen-Konzept der 7 Schritte der digitalen Kommunikation strukturiert die Fälle, so dass am Ende des Seminars jede Teilnehmerin und jeder Teilnehmer einen klaren Fahrplan besitzt, wie das kommunikative Anliegen umgesetzt wird: Bewusst und zielgerichtet, mit der richtigen Kommunikation und den richtigen Tools. 

Weitere Informationen zu dem Live Online Seminar erhalten Sie hier >>>

Beitragsbild: Foto von fauxels (Pexels)

Das muss bei Seminaren im virtuellen Raum beachtet werden

3D Lernwelt 2

Die Durchführung von Seminaren im virtuellen Raum hält einige Vorlagen für Witzlein parat. Gerne fragen die Teilnehmer, die die Vollverpflegung von Seminarhotels gewohnt sind, wo denn die Kaffeepause hier in der 3-D Lernumwelt aufgebaut sei oder beklagen scherzhaft nach der Mittagspause, dass das Essen diesmal aber nicht so reichhaltig wie sonst daherkam. Abgesehen von der Möglichkeit diesen Gag abzufeuern, gibt es weitere Unterschiede zwischen 3-D Lernumwelten und Präsenzseminaren, auf die der Seminarleiter zu achten hat.

Jede Lern-Veranstaltung – egal ob sie digital oder in der Kohlenstoffwelt stattfindet – sollte interaktiv sein, sollte die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf die Lerninhalte lenken und bannen, Lernerfahrungen bereitstellen und dem Lernenden Handlungsalternativen für seinen Arbeitsalltag bieten.

Damit das gerade in der virtuellen Welt funktioniert,  helfen folgende Punkte:

Agenda vorstellen und einhalten: Teilnehmer benötigen im virtuellen Raum noch stärker Orientierung und einen Leitfaden. Es hilft, wenn sie wissen, wie das Seminar aufgebaut ist und wann sie was erwartet. Die Einhaltung der Agenda erhöht Relevanz und Glaubwürdigkeit.

Regeln des Umgangs etablieren und einhalten: Sehr hilfreich bei einer Gruppe von ca. 12 Teilnehmern ist die Regel zunächst den eigenen Namen zu sagen, bevor der Redebeitrag beginnt. Bei 3-D Lernumwelten haben Teilnehmer unterschiedliche Ansichten geöffnet, die eine ist gerade auf der Media Wall, der andere stellt gerade die Avataransicht um, so dass die Akustik, wer gerade spricht, hilft. Sind die Regeln verabschiedet, kann bei Bedarf auf die Regeln verwiesen werden. Weitere Regeln können Pünktlichkeit, das Stummschalten bei nicht sprechen oder das Einfordern von Pausen sein.

Gelassenheit bei technischen Hick-Ups demonstrieren: Das muss jedem Teilnehmer klar sein, mit der Technik kann immer etwas passieren. Mal sind die Headsets zu leise, mal fliegt ein Avatar aus dem virtuellen Raum oder jemand kann die Folien auf der Media Wall nicht lesen. Das ist normal und braucht nicht zu Kontrollverlust führen. Bisher haben sich alle technischen Hick-Ups, so dringlich sie auch im Moment wahrgenommen werden, schnell regeln können. Für den Trainer heißt das, cool bleiben und auch den Teilnehmern vermitteln, wenn hier mal was nicht so läuft wie gewünscht, dann ist das kein Problem und lösbar.

Tools einsetzen: 3D-Lernumgebungen wie TriCAT Spaces bieten eine Reihe von Tools, die in den Seminarablauf integriert werden sollten. 

  • Umfragetool, zur Abfrage innerhalb der Gruppe
  • Interaktive Media Walls, zum Präsentieren, Videos schauen oder dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten
  • 3D Viewer, beispielsweise zur Darstellung von Produkten in einem 3D Modell
  • Skala Coaching, zur Aufstellung der Avatare anhand einer vorgegebenen Skala

Lern-Methoden wechseln: Präsentationen funktionieren im virtuellen Raum weniger gut. Zu viele Knöpfe lassen sich als Teilnehmer drücken, zu viel möchte ausprobiert werden, so dass die Konzentration auf das Gesagte schnell schwindet. Daher sollte eine Präsentation im Schnitt nicht länger als 10 Minuten dauern. Bringen Sie die Teilnehmer ins Tun. Führen Sie Gruppenarbeiten durch, lassen Sie einen Fragebogen ausfüllen oder initiieren Sie eine Aufstellung.

Nie vergessen und nicht vergessen lassen, dass hier echte Menschen miteinander lernen: Hier im virtuellen Raum treffen sich echte Menschen zur Erweiterung ihres Verhaltens-Repertoires und keine Chatbots zum Download neuer Features. Erhöhen Sie das Gefühl für echte Menschen, in dem Sie sich zumindest zu Beginn auf Kamera zeigen („Huhu“). Sprechen Sie die Teilnehmer mit Ihren Namen an und versuchen Sie zu Beginn bei der Einführungsrunde etwas Persönliches über die Teilnehmer herauszufinden.

Wegfall von Mimik und Gestik kompensieren: Auch wenn daran gearbeitet wird, Mimik und Gestik sind noch nicht adäquat im virtuellen Raum abgebildet. Mimik und Gestik erzeugen im Präsenzfall Aufmerksamkeit. Diese Aufmerksamkeit muss nun durch die Stimme erzeugt werden, das heißt variieren Sie Sprechgeschwindigkeit, Lautstärke und Tonlage. Mimik und Gestik geben im Präsenzfall starke beziehungsrelevante Hinweise in der Kommunikation, das heißt im virtuellen Raum bewusst die Teilnehmer mit emotional positiven Worten freundlich ansprechen.

Kommunikation anpassen: Machen Sie das, was Sie als Seminarleiter in Präsenzseminaren machen, diesmal allerdings in doppelter Quantität. Um den roten Faden in Diskussionen zu erzeugen, setzen Sie verstärkt Aktiv Zuhören ein. Um Klarheit bei Aufgabenanweisungen zu erzeugen, nutzen Sie Wort und Schrift. Seien Sie dabei kohärent und prägnant. Wiederholen Sie wichtige Aspekte. Redundanzen sind erlaubt. Fragen Sie nach, was bei den Teilnehmern als Botschaft angekommen ist. Benutzen Sie offene Fragen und seien Sie nicht irritiert, wenn keine spontanen Reaktionen oder Lacher von den Teilnehmern kommen, die Mikrofone können stumm geschaltet sein.

Der ernste Verwandte des „Wo ist der Kaffee-Witz“ zu Beginn ist der in 3-D Lernumwelten schwerer zu erfüllende Wunsch nach dem „Menschen kennenlernen“ und Networking. Bei Präsenzseminaren ist das tatsächlich eine häufig geäußerte Erwartung. Wir werden in Zukunft 20 Minuten der Mittagspause für Networking einräumen, ganz offen und ungezwungen, vielleicht mit der Kamera an, damit man sich beim realen Mittagessen sieht.

Was machen Sie, um Interaktivität und Aufmerksamkeit zu erhöhen und Lernerfolge im virtuellen Raum zu sichern?

Meetings und Seminare in der 3D Lernwelt Spaces (TriCAT) – ein Interview mit Hanna Korn

3D Lernwelt 1

Theresia Tauber, Gerald Petersen und ich haben das Präsenz-Seminar DIGICOM in die 3D-Lernwelt Spaces überführt. Im Seminar geht es um die exzellente Kommunikation via digitaler Medien, wie beispielsweise Enterprise Social Media oder Web-Konferenzen. Wir hatten die Möglichkeit mit Hanna Korn, virtuelle Trainerin und Projektmanagerin bei TriCAT GmbH und ihrerseits Expertin der Plattform Spaces, zu sprechen.

Welche Vorteile sehen Sie in der Durchführung von Seminaren in 3D Lernwelten?

Zunächst einmal stehen in den 3D Lernwelten viel mehr mediale Möglichkeiten als in einem Standard Präsenz-Meeting zur Verfügung. Mit einem Klick können die Teilnehmer gemeinsam oder einzeln auf, in beliebiger Anzahl verfügbare, interaktive beschreibbare Medienwände oder Whiteboards zugreifen. Außerdem beinhalten die von TriCAT ausgearbeiteten Szenarien mehrere virtuell begehbare Räume. In einem Präsenz Meeting steht meistens nur ein Raum zur Verfügung. Wenn es zum Thema passt, können 3D Daten von allen gleichzeitig betrachtet und auch bearbeitet und hochgeladen werden. Und das sogar in „Überlebensgröße“. Mit dem Editor können aber auch virtuelle Messestände oder Themenbereiche gebaut werden, die im Präsenz-Setting so gar nicht darstellbar sind. Darüber hinaus lässt sich vieles automatisch protokollieren.

Was ist bei der Durchführung von Meetings und Seminaren mit Spaces zu beachten?

Um ein Meeting oder ein Seminar mit maximalem Output zu erzielen, müssen die Teilnehmer aktiviert werden. Das heißt, der Trainer bzw. Moderator soll keine klassische Frontbeschallung mit einer PowerPoint Folie nach der anderen abliefern, sondern die Teilnehmer regelmäßig und gezielt ansprechen. So kann keine „Leanback-Mentalität“ entstehen.

Gute Trainer beherrschen die Methoden-Vielfalt, die Spaces bietet und setzen diese geschickt ein. Eine schnellerstellte Umfrage und eine aufschlussreiche Aufstellung der Avatare auf dem Media Floor bringen nicht nur Abwechslung, sondern auch Erkenntnisse. Mit dem Editor lassen sich 3D-Lerninhalte kreieren.

Zu beachten ist, dass die technischen Mindestvoraussetzungen erfüllt sein müssen. Dies ist allerdings leicht. Ein Standard-Rechner bzw. Laptop, ein Headset mit Mikrofon und optional eine Computermaus reichen zur Teilnahme aus.

Der Faktor Zeit sollte eingeplant werden. Je nach Vorbereitung des Trainers kann die Dauer eines Meetings oder Seminars bis zu 20 % mehr Zeit in Ansprung nehmen und nach 4 Stunden sollte eine ausgiebige Pause stattfinden.

Was sind typische Einsatzgebiete von Spaces?

Wir arbeiten abhängig von den Lernzielen. Immer wenn sich Menschen über Distanzen hinweg, virtuell in einer präsenznahen Umgebung treffen und zusammenarbeiten möchten, ist das eine klassische Anwendung für den Einsatz von TriCAT Spaces. Das Programm ist in der on-demand-Mietversion für jeden sofort verfügbar und kann für kollaboratives Arbeiten, wie z.B. Workshops mit unterschiedlichsten Themen, sowie für das Training von Software- und Sprachtrainings aber auch für Change- und Compliance-Themen, Recruitment, Onboarding, Assessment, Führungsfeedbacks und interkulturelle Training eingesetzt werden. Co-Creation und Kreativprozesse sowie Coachings sind ebenfalls leicht realisierbar.

In Kundenprojekten haben wir für große Automobilunternehmen komplette Trainingsgebäude nachgebaut, die auch in der Realität existieren. Die Nutzer können die Gebäude mit ihren Avataren frei begehen und darin Trainings und Schulungen durchführen, aber auch Handlungsabläufe an virtualisierten Autos und Motoren trainieren.

Welche konkreten Beispiele können Sie nennen, bei denen Sie Spaces erfolgreich umgesetzt haben?

Ein extrem spannendes und mit vielen Preisen ausgezeichnetes Projekt war die Entwicklung einer Avatar-basierten und KI-gestützten virtuellen 3D Simulationsumgebung für die Schweizerischen Bundesbahnen. Wir haben den Schweizer Gotthard-Basistunnel komplett nachgebaut. Er ist mit seinen 57 Kilometern der längste Eisenbahntunnel der Welt. In der Simulation stehen die gesamte Tunnellandschaft, sowie alle im Tunnelbetrieb eingesetzten Züge zum Training zur Verfügung. Zielgruppe sind Beschäftigte der Schweizerischen Bundesbahnen. Der Anwendungsbereich reicht vom Erlernen von Streckenkenntnis über Strategien zum Notfallmanagement, etwa bei einem Brand, bis zur simulierten Massenevakuierung ganzer Züge. Ein komplexer Szenario- und Ablaufeditor ermöglicht es den Trainern der SBB, beliebige Trainingsszenarien zu entwickeln, ohne dafür Programmierkenntnisse zu benötigen.

Für die WBS TRAINING AG, einem führenden Anbieter für Aus- und Weiterbildung, haben wir den WBS LearnSpace 3D gebaut. Die Teilnehmer erleben das Erlernte in virtuellen aber realistischen Umgebungen, Räumen und Firmen. Sie können auf allen Ebenen untereinander – also mit Kollegen und Trainern – interagieren und kommunizieren. Der WBS LearnSpace 3D ermöglicht dadurch eine ideale Vorbereitung auf die reale Arbeitswelt durch die Einbindung der sozialen Komponenten im realistisch nachgebildeten Arbeitsumfeld. Es können Arbeitserfahrungen gesammelt werden. Außerdem werden exploratives Lernen und ein idealer Wissenstransfer gefördert. Auch dieses Projekt wurde mehrfach mit Awards ausgezeichnet.

Das Umfeld ist spannend und dynamisch. Wie sieht da der Ausblick in die Zukunft aus?

Wir verstehen uns als Innovationstreiber und sind in einem breiten Netzwerk von Partnern aus Wissenschaft und Industrie organisiert. Wir nehmen an anwendungsorientierten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben teil und entwickeln neueste Technologiethemen im eigenen Haus. Dazu gehört zum Beispiel das Thema „Virtual Services“ im Maschinen- und Anlagenbau. Oder die Implementierung von empathischen, KI-basierten Agenten, die soziale Signale der realen Teilnehmer interpretieren und entsprechend darauf reagieren können. Der Einsatz hierfür ist z.B. in Bewerbungstrainings.

Multi-User VR-Umgebungen mit der Nutzung von VR Brillen sind Anwendungen, die deutlich zunehmen werden. Ein Simulationstraining für medizinisches Personal in einer hoch-immersiven Multi-User VR-Umgebung, haben wir mit dem Programm i:medtasim entwickelt. In dieser Anwendung kann medizinisches Training an realitätsnahen virtuellen Patienten, losgelöst von räumlichen Gegebenheiten und Limitierungen, einzeln oder im Team trainiert werden.

Insgesamt können wir sagen, dass der Einsatz von KI in virtuellen Welten deutlich zunehmen wird. Vor allem in den Bereichen Mustererkennung und -verarbeitung und im Bereich der Sprachverarbeitung, wie etwa die Übersetzung des aktuell Gesprochenen in Echtzeit. Auch im Bereich Gestik- und Mimik Erkennung wird sehr bald die Mimik vom Gesicht des Users direkt auf den Avatar übertragbar sein.

Vielen Dank, Frau Korn, für die vielen Impulse und den Ausblick auf die Innovationen von TriCAT.