Mit hybriden Teams mehr erreichen

Es geht um die hybride Zusammenarbeit

Die hybride Zusammenarbeit ist die Zukunft. Es ist noch nicht ausgehandelt, zu welchen Anteilen die Arbeit virtuell, in Präsenz oder eben hybrid erbracht wird. Aber dass die Zukunft der Arbeit irgendwie hybrid ist, da sind sich wohl alle einig. Neu erschienen ist ein Buch zum Thema, das ich heute gerne vorstelle:

Mit hybriden Teams mehr erreichen – Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz

von Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau

Neben sechs Modulen für die Team-Zentrale hybrider Teams (Warum, Werkzeuge, Strukturen, Methoden, Rituale und Kultur) schlagen die Autorinnen sechs Praktiken für das tägliche Gestalten vor (Fokussieren, Partizipieren, Visualisieren, Digitalisieren, Zentralisieren und Reflektieren), um dann auf die Besonderheit hybrider Meetings einzugehen und Gedanken zum Change zu teilen.

Was ist ein hybrides Team?

Was ist ein hybrides Team? Die Autorinnen formulieren es so:

Ein hybrides Team ist technisch, organisatorisch und kulturell so aufgestellt, dass es zeit- und ortsunabhängig zusammenarbeiten kann.

Aus den Dimensionen Raum und Zeit ergeben sich drei mögliche hybride Arbeitsräume: Vor Ort, Online und Asynchron.

Einige knackige Aussagen zur hybriden Zusammenarbeit

Ich bringen im Folgenden einige zentrale Punkte (als Zitate) aus dem Buch und teile meine Gedanken dazu. Auf gehts!

Es gib kein Richtig und kein Falsch.

Das sehe ich auch so. Es gibt keine Lösung, die für alle passt. Es gibt Lösungen, die für ein bestimmtes Team zu einer bestimmten Zeit passen. Allerdings ist auch ein Teil der Wahrheit, dass die Dinge damit komplexer werden. Teams können nicht einfach fragen „Was ist die Best Practice?“, um dann diese vermeintliche Best Practice zu kopieren. Ich selbst mache durchaus auch Vorschläge für Teams zur Gestaltung der Zusammenarbeit, aber eben nur als Orientierung. Ich spreche dann von „Good Practice“, also einer guten, brauchbaren Praxis, die aber im Detail noch ausgehandelt werden muss. Wir müssen uns im Team über die Vorgehensweisen unterhalten, um ein gemeinsames Verständnis und tragfähige Lösungen zu entwickeln. Metakomunikation!

Damit hybride Zusammenarbeit gelingt, braucht es neben erweiterten technischen Fähigkeiten vor allem mehr Reflektions- und Moderationskompetenz.

Das ist vielleicht mein Lieblingssatz aus dem Buch. Ich erlebe es häufig, dass die hybride Zusammenarbeit als eine Frage der digitalen Technik gesehen wird. Das ist nicht falsch, betrifft aber nur den kleineren Teil der gesamten Fähigkeiten, die für eine gelingende hybride Zusammenarbeit nötig sind. Der größere Teil betrifft die Methodenkompetenzen. Die neuen Kompetenzen können nicht einfach vorausgesetzt werden, sondern müssen häufig (weiter)entwickelt werden. Lernen!

Fokussieren + Partizipieren + Visualisieren + Digitalisieren + Zentralisieren + Reflektieren = wirksame hybride Teamarbeit.

Wieder volle Zustimmung von meiner Seite. Und wahrscheinlich sind diese Begriffe weitgehend selbsterklärend – vielleicht bis auf den Punkt „Zentralisieren“. Bedeutet „Zentralisieren“, dass wieder mehr aus einem Zentrum heraus gesteuert werden soll? In den letzten Jahrzehnten erlebten wir einen starken Trend in Richtung Dezentralisierung. Soll das Rad jetzt zurückgedreht werden? Nein. Gemeint ist hier, dass die Teammitglieder gemeinsam auf alle Informationen und Werkzeuge zugreifen können. Aha. Sinnvoll!

In der Zusammenarbeit auf Distanz gibt es beiläufige Kommunikation nur, wenn jemand bewusst die Gelegenheit dafür schafft.

Bemerkenswert finde ich, dass die informelle Kommunikation früher gar nicht thematisiert wurde. Es gab keinen Anlass dafür. Die informelle Kommunikation war schlicht und einfach ein selbstverständlicher Teil der Arbeit, und man machte sich keine Gedanken darüber. Nach der Zwangsvirtualisierung, zunächst aufgezwungen durch die Pandemie, fiel es plötzlich auf, dass da etwas fehlt: Die lockeren Gesprächen in der Teeküche, in der Kantine, auf dem Flur, an Schreibtischen. Viele klagten und klagen über eng getaktete Meetings, die keinen Raum lassen für informelle Kommunikation. Wir müssen also überlegen, wie ein digitales Pendant aussehen kann. Und da es sich nicht durch die Situation und die mehr oder weniger zufällige Begegnung ergibt, müssen wir das virtuelle Pendant erst erschaffen und bewusst einsetzen. Es gibt technisch gesehen, viele Möglichkeiten, das zu tun: Chat, Channel, Enterprise Social Network (ESN), 3D Welten (Metaversum), virtuelles Whiteboard. Und damit gleich zu nächsten Zitat:

Das digitale Whiteboard ist in hybriden Teams der zentrale Ort für kreative Interaktion – egal ob synchron oder asynchron.

Gefühlt hat jedes Unternehmen ein digitales Whiteboard. Ich meine damit nicht die physischen Whiteboards, die irgendwo an der Wand hängen, auch wenn sie „digital“ sind. Ich meine Software-Lösungen wie Mural, Miro oder Conceptboard. Viele Mitarbeitende nutzen diese Lösungen bereits, aber ich sehe ein noch viel größeres Potenzial. Schön finde ich auch die Feststellung der Autorinnen: „egal ob synchron oder asynchron“. Wir folgen noch viel zu oft dem Reflex „Da brauchen wir ein Meeting!“. Sehr viele Aufgaben lassen sich aber genauso gut oder sogar besser asynchron erledigen. Ja, auch wenn es um Kreativität geht!

Die meisten Meetings laufen einfach irgendwie… Dominiert werden die Runden oft von einigen wenigen.

Das höre ich auch oft, und das tut weh. Meetings sind ein immens wichtiger Teil der hybriden Zusammenarbeit. Viele Menschen verbringen viel Zeit in Meetings – und hassen es! Dabei gibt es ganz viele Möglichkeiten, effektive Meetings zu gestalten. Und häufig sind viele dieser Möglichkeiten bekannt. Wenn ich in Workshops nachfrage, kommen viele gute Ideen, was zu tun ist. Nur werden die Dinge leider oft nicht umgesetzt. Es gibt (wie in vielen Bereichen der Kommunikation) eine große Kluft zwischen theoretischem Wissen und praktischer Anwendung. Eine der vielen Möglichkeiten, wirklich effektive Meetings zu machen, ist: Moderation!

Hinweise für effektivere Meetings findest du auch in diesem Beitrag: Schluss mit dem endlosen Meeting-Marathon!

Das Buch sagt genau das, was ich in meiner Arbeit mit Teams auch immer sage. Es gefällt mir, dass sich viele Wahrheiten finden, und dass es viele praktische Hinweise gibt zur Gestaltung der hybriden Zusammenarbeit. Ich fühle mich bestätigt, und merke, dass die Autorinnen und ich ähnlich denken.

Ein wenig wohlwollende Kritik

Die vorgestellten Methoden (Kapitel 3.4) nehmen im Buch nehmen einen großen Raum ein (ca. ein Fünftel des gesamten Buches). Natürlich sind diese Methoden wichtig. Jedoch, für Moderatoren sind sie nichts Neues. Und für Team-Mitglieder, die gerade erst anfangen, zu moderieren, sind sie teilweise schon etwas anspruchsvoll. Es gibt Methoden, die sind sehr einfach umzusetzen (Check-in, Abstimmung, Starfish). Es gibt jedoch auch Methoden, die man besser einmal selbst erlebt haben sollte, bevor man sie selbst anwendet (1-2-4-All, Delegation Poker, Konsent). Im Buch sieht alles gleichwertig aus; ich hoffe, den LeserInnen wird dennoch klar, dass manche Methoden viel mehr an Vorbereitung, Wissen oder methodischer Umsetzungskompetenz benötigen als andere. Es ist schon vorgekommen, dass an sich sehr gute Methoden durch falsche Anwendung „verbrannt“ wurden. Das muss ja nicht sein.

Den Begriff „asynchrones Meeting“ (Kapitel 5.6) finde ich überflüssig. Ich verstehe, was gemeint ist, aber den Begriff „Meeting“ verwende ich nach wie vor nur für synchrone Zusammenarbeit. Warum nicht „Projekt“?

Das war es auch schon mit Punkten, die für mir persönlich kleine Stolpersteine beim Lesen waren.

Fazit

Insgesamt ist das Buch wirklich gelungen und kann Teams in Organisationen eine große Hilfe sein.

Ich hoffe, ich habe Appetit gemacht auf dieses feine Buch zur rechten Zeit. Das Buch möchte „Reisebegleiter“ sein für Führungskräfte und alle, die die Team-Zusammenarbeit gestalten. Nach Einführung des „hybriden Team-Modells“ in Kapitel 2 geht es um die Ausgestaltung der Modell-Elemente in der konkreten hybriden Zusammenarbeit. Es gibt Schritt-für-Schritt-Leitfäden, um strukturiert vorzugehen. Viele Methoden, die in hybriden Zusammenhägen eingesetzt werden können, werden steckbriefartig dargestellt. Immer wieder gibt es wertvolle Hinweise und Tipps für die Praxis der hybriden Zusammenarbeit.

Unterstützt wird die „Reise“ auch mit einen Downloadangebot, um hilfreiche Arbeitsvorlagen herunterzuladen (Link auf Seite 18 im Buch). Praktisch!

Falls Teams mehr Unterstützung möchten als ein Buch, hier noch ein wenig Eigenwerbung zu unserem Angebot: Virtuell und hybrid zusammenarbeiten.

In jedem Fall wünsche ich den Teams, die sich auf diese Reise begeben, viel Erfolg mit der weiteren Gestaltung der virtuellen und hybriden Zusammenarbeit! Da ist noch sehr viel Potenzial für die Produktivität zu holen.